Beasiswa PKPI dan Pengurusan MVV serta Syarat-Syarat ke Belanda

Saya bersama sekitar 18 orang dari berbagai fakultas di Universitas Gadjah Mada akhirnya mendapat beasiswa PKPI (Peningkatan Kualitas Publikasi Internasional). Dulu beasiswa PKPI ini disebut sebagai sandiwch-like karena memang mirip Ph.D sandwich (Ph.D dengan proses penyelesaian dan pembimbingan lebih dari 1 kampus) meski bukan sandwich. Beasiswa ini diperoleh dengan seleksi dari Dikti dengan kriteria utama adalah kesiapan publikasi (berupa draft) serta kesesuaian expertise profesor yang dituju. Tentu untuk keperluan ini saya dan teman-teman harus menyiapkan LoA (Letter of Acceptance) dari profesor yang bersangkutan. Saya sendiri sebelum program ini dibuka sudah berkomunikasi dengan calon pembimbing saya (Dr. Hans Weigand di Universitas Tilburg) mengenai materi riset saya (Pragmatic Web). Dengan demikian, saat program ini dibuka, saya meminta kesediaan beliau untuk membimbing. Beliau bersedia dan langsung mengirimkan LoA.



Saya tidak perlu menguraikan proses seleksi serta macam-macam hal di Dikti, sebagai gantinya saya akan lebih membahas di persiapan non-Dikti. Pembaca yang tertarik boleh meminta penjelasan secara offline tentang itu (hehehe ...). Setelah diterima, tentu saya harus mengurus syarat-syarat ke Belanda. Syarat pertama yang saya lihat adalah Visa. Sebenarnya jika kurang dari 3 bulan, Belanda membebaskan tanpa visa untuk kunjungan seperti ini. Saya sendiri awalnya mengajukan 6,5 bulan, disetujui 6 bulan, tiba-tiba diubah jadi 3 bulan. Elhadalah, untung setelah diurus, bisa berubah jadi 5 bulan (ini versi singkatnya, versi ruwetnya saya simpan saja. LOL... ). Berhubung lebih dari 3 bulan, maka saya harus menggunakan MVV.

MVV ini sebenarnya adalah semacam ijin tinggal sementara. Keuntungannya, dengan MVV kita nanti bisa mendapat burgerservicenummer dan bisa bekerja. Mengurus MVV ini sangat ruwet, tetapi di Indonesia saja ruwetnya. Pihak imigrasi Belanda meminta syarat berikut untuk MVV:

1. Legalisir ijazah. Prosedur untuk keperluan ini ruwet. ijazah S2 saya harus dilegalisir oleh Kemenkumham, setelah itu diterjemahkan ke bahasa Inggris oleh penerjemah tersumpah. Setelah itu dilegalisir lagi ke Kemenkumham serta ke Dikti. Di Dikti, saya sudah harus menyiapkan legalisir dari perguruan tinggi tempat saya kuliah, setelah itu harus meminta surat keterangan bahwa saya lulusan S2 dari perguruan tinggi tersebut (sounds funny, but whatever ...). Legalisir serta surat tersebut dibuat rangkap 5 supaya aman. Saya juga harus menyiapkan surat permohonan untuk legalisir ke Dikti serta rekam jejak kuliah S2 saya dari website Dikti. Saya tidak perlu menuliskan secara rinci karena sudah ditulis dengan baik di sini dan sini.
2. Legalisir akte kelahiran. Untuk keperluan ini, imigrasi Belanda meminta umur akte kelahiran tidak boleh lebih dari 5 tahun. Berhubung punya saya sudah lama, maka saya pergi ke Pemkot Yogyakarta (sesuai tempat lahir) untuk mendapatkan yang baru. Keuntungan dari yang baru ini adalah sudah dwi bahasa (Indonesia dan Inggris), jadi tidak perlu penerjemah tersumpah. Prosesnya sekitar 1 minggu dan tidak dikenakan biaya. Akte kelahiran ini juga harus dilegalisir di Kemenkumham. 

Nah karena saya berangkat sendiri, maka saya hanya perlu dua itu saja. Jika keluarga saya ikut, maka saya harus menyiapkan akta perkawinan serta legalisirnya juga. Selain itu, untuk anak juga harus ada persiapan khusus (meliputi paspor dan surat-surat lain - bisa dilihat di website kedubes Belanda di Indonesia). Dua surat tersebut serta legalisirnya juga harus dilegalisir ke kedubes Belanda. Karena saya tinggal di Yogyakarta, mengurus ini tentu bukan hal yang gampang, sehingga saya menggunakan biro jasa. Total uang yang dihabiskan untuk dua hal itu sekitar Rp 2,5 juta (dengan bagian legalisir ijazah yang mahal, akte kelahiran hanya sekitar Rp 700 rb).

Nah jika sudah siap, maka dokumen-dokumen tersebut di-scan, kemudian dikirim bersama dengan scan paspor ke perguruan tinggi. Saat awal mendapat LoA, saya sudah berkomunikasi dengan pihak administrasi UvT (Universiteit van Tilburg) tentang syarat-syarat ini. Selain syarat tersebut, saya juga diminta untuk mengirimkan resume research yang akan saya lakukan serta detail lain tentang riset tersebut. MVV akan diurus oleh UvT ke Dinas Imigrasi Belanda. Setelah dikirim, perlu waktu sekitar 12 hari kerja

Setelah sekitar 12 hari kerja, MVV selesai dan saya dikirimi kabar bahwa MVV sudah selesai serta siap diambil di kedubes Belanda di Jakarta. Pihak UvT hanya mengirimkan nomor registerasi saja dan kemudian saya email pihak Kedubes Belanda untuk memastikan apakah nomor registerasi tersebut sudah diterima atau belum.

Pengambilan MVV dilaksanakan dalam dua proses di kedubes Belanda:

1. Membawa syarat-syarat lengkap: dokumen-dokumen legalisir, foto, formulir MVV, serta paspor). Biasanya foto yang dibawa dianggap tidak memenuhi syarat sehingga harus foto di kedubes Belanda. Fotonya mahal jika dibandingkan dengan foto biasa (Rp 50 rb, dapat 4 lembar). Simpan foto ini sampai di Belanda karena nanti di Belanda juga akan dipakai. Formulir MVV bisa didownload tapi nanti disana akan diberi lagi dan suruh mengisi lagi. Proses ini dilayani pagi, mulai jam 9. Kita cukup datang (tidak boleh diwakili), setelah itu antri di kedubes (siapkan dokumen dan syarat dalam map, karena tidak diperbolehkan masuk membawa tas dan mobile phone). Mobile phone juga tidak boleh digunakan selama di kedubes. Ada dua antrian, pertama di depan setelah pintu masuk (sekalian untuk foto), setelah itu di dalam (pemrosesan nomor MVV). Di dalam, setelah tiba giliran, hanya menyampaikan syarat, ngobrol dalam bahasa Inggris. Kelihatannya kalau untuk riset S3, dipermudah. Saya melihat lain-lainnya ditanya macam-macam sampai lama, sementara saya sendiri nggak sampai 1 menit. Setelah menyampaikan syarat, paspor saya diminta, saya diberi tanda terima, kemudian dibilang bahwa kemungkinan jadi nanti sore jam 3. Sebenarnya prosedur resmi sekitar 1 hari, tapi beliau mengatakan bahwa karena saya dari Yogyakarta dan ini untuk keperluan riset, maka akan diusahakan sore pada hari yang sama, jadi tidak perlu menginap.
2. Untung-untungan, sekitar jam 2.30 saya datang ke kedubes (sebaiknya jangan jam 3 persis karena pemanggilan akan dimulai jam 2.30 - info ini saya peroleh dari bapak yang memfoto saya pagi tadi). Setelah itu saya menunggu lama, tapi tidak dipanggil, saya lumayan cemas juga, jangan-jangan memang perlu menginap di Jakarta. Akhirnya setelah pemanggilan, pak satpam mengatakan "semua wanita masuk", setelah itu, "semua sisa-nya silahkan masuk untuk menanyakan sudah selesai atau belum". Masuklah saya ke tempat yang sama, dan ternyata setelah antri dan bertanya, MVV saya sudah selesai.

Setelah MVV selesai, saya kirimkan scan-nya ke UvT. It's about the time to begin my adventure!